إدارة المشاريع الصغيرة

إدارة المشاريع الصغيرة

صفتي مديرًا نشطًا للمشروع ومدربًا في إدارة المشاريع ، غالبًا ما يُسأل عما إذا كان يمكن تطبيق أفضل ممارسات إدارة المشاريع التي تنطبق على المشاريع الكبيرة على المشاريع الصغيرة. هذا سؤال مهم حقًا ويجب على جميع مديري المشاريع مواجهته عند إدارة المشاريع الصغيرة.

التركيز على تسليم المشروع

تتمثل إحدى الحجج ضد استخدام منهجيات إدارة المشروع في أنها تتمحور حول العملية بشكل كبير مما يؤدي إلى كميات هائلة من وثائق المشروع التي هي ببساطة غير عملية أو مرغوبة في المشاريع الصغيرة. هذه حجة قوية وأي طريقة تركز على إنتاج الوثائق على حساب تقديم الفوائد التجارية الحقيقية للمشروع ستكون عائقًا وليس منفعة. بعد كل شيء ، فإن اسم اللعبة في إدارة المشاريع هو تقديم أهداف العمل ، وليس إنتاج رزم من المستندات.

هناك نقاش مستمر ونشط داخل مجتمع تطوير البرمجيات حول أفضل طريقة لإنتاج البرمجيات في المشاريع. في الآونة الأخيرة ، جادل بعض المتخصصين في البرمجيات من أجل أساليب أكثر مرونة لإنتاج البرامج بدلاً من الأساليب الثقيلة الأكثر تقليدية والتي تركز على إنتاج كميات هائلة من الوثائق.

تركز الأساليب الرشيقة على تسليم البرامج بدلاً من التوثيق. مع وضع هذا في الاعتبار ، أعتقد أن مديري المشاريع في كل مكان يمكنهم تعلم شيء ما من الأساليب الرشيقة المستخدمة في تطوير البرمجيات. باختصار ، يقودنا هذا إلى التركيز على تسليم المشروع بدلاً من توثيقه ، على الرغم من أن الاختيار الحاسم الذي يحتاجه مديرو المشاريع في كل مكان هو ما هو مقدار التوثيق الضروري حقًا؟

تطبيق أفضل الممارسات

أنا من أشد المؤمنين في الإنتاج بالقدر الذي يتطلبه المشروع فقط. لا شئ اكثر و لا شئ اقل. القاعدة الأساسية البسيطة هي: إذا كانت مفيدة في مساعدتنا على تحقيق أهداف العمل الخاصة بالمشروع ، فقم بإنتاجها ، وإذا لم تكن مفيدة في مساعدتنا على تحقيق أهداف العمل الخاصة بالمشروع ، فلا تضيع الوقت في الإنتاج عليه. مع وضع هذا في الاعتبار ، أعتقد أنه في جميع المشاريع ، من الأفضل على الأقل تطبيق أفضل ممارسات إدارة المشاريع.

دعونا ننظر في أفضل الممارسات بدورها ونرى ما إذا كانت النفقات العامة المفقودة في تطبيق أفضل الممارسات تستحق الفوائد التي يمكن اكتسابها أم لا.

تحديد الأهداف والنطاق

حتى في أصغر مشروع ستكون هناك أهداف يجب تحقيقها. بصفتك مدير مشروع ، من مصلحتك تحديد ماهية هذه الأهداف حيث من المحتمل أن يتم تقييمك بشأن ما إذا كان المشروع يلبي هذه الأهداف. تقع على عاتقك مسؤولية التأكد من أن المشروع يلبي هذه الأهداف وأنت مسؤول عن ذلك. باختصار ، المسؤولية تتوقف معك.

لنفترض الآن أنك لا تحدد الأهداف ولا تكتبها ، فستكون دائمًا تحت رحمة أي رئيس يقرر أنه حصل عليها من أجلك. مجموعة الأهداف المحددة والموثقة هي بوليصة التأمين الخاصة بك ضد مديرك الذي يأتي لاحقًا ويقول إنك لم تحقق الأهداف.

ومع ذلك ، هناك سبب آخر يجعلك لا تزال بحاجة إلى تحديد وتوثيق الأهداف حتى في مشروع صغير. تريد تلبية احتياجات أصحاب المصلحة لأن هذا هو ما تدفع لك للقيام به كمدير للمشروع. إذا لم يتم تحديد الأهداف ، فلن تتمكن من تلبية هذه الاحتياجات من خلال مشروعك.

وبالمثل مع تحديد النطاق. النطاق يشكل حدود مشروعك. إذا لم تحدد ماهيته ، فمن المحتمل أنه سينمو وينمو مع تقدم المشروع ، وعلى الرغم من أنك ربما تكون قد بدأت في إدارة مشروع صغير جدًا ، إلا أنه قبل فترة طويلة يمكن أن يصبح مشروعك أكبر بكثير مما كان عليه عندما بدأت.

ما زلت بحاجة إلى توثيق من هم أصحاب المصلحة في مشروع صغير أيضًا. من خلال تحديد من هم ، يمكنك التأكد من أنك تغطي جميع احتياجاتهم عند تحديد الأهداف والمخرجات.

تحديد النواتج

سيتعين على شخص ما تنفيذ العمل الفعلي لإنتاج كل ما يتم تسليمه من مشروعك. حتى لو كانت المخرجات صغيرة ولا تستغرق الكثير من الوقت لإنتاجها ، فلا يزال يتعين تدوينها. من خلال توثيق هذه الأشياء ثم مراجعتها من قبل الآخرين يسمح بإيجاد الأخطاء. يجب أن يكون هدفك هو توثيق مجموعة أوصاف مفصلة وكافية للمنتجات التي سيتم تسليمها.

سيتم بعد ذلك استخدام هذه الأوصاف من قبل الأشخاص الذين سينتجون المخرجات. حتى لو لم تأخذ هذه الأوصاف أكثر من صفحة من النص ، فمن المهم كتابتها بطريقة واضحة لا لبس فيها. إذا لم تقم بتدوين وصف ، فهذا يعني أن الشخص الذي يقوم بالتسليم يمكنه تفسير ما هو مطلوب بطرق غير متوقعة والتي ستؤدي فقط إلى العمل الذي يتم إنجازه لاحقًا لتصحيح الأخطاء. لذلك ، قم دائمًا بتحديد وتوثيق المخرجات.

تخطيط المشروع

إذا كنت ستصعد جبل إيفرست ، فلن تفعل ذلك أبدًا بدون قدر كبير من التخطيط. حتى لو كنت تمشي أعلى التل في الجزء الخلفي من منزلك ، فمن المحتمل أن يكون هناك بعض التخطيط - في أي وقت تذهب؟ ماذا يجب أن تأخذ معك؟ إنه نفس الشيء حتى في أصغر مشروع حيث ستظل بحاجة إلى تحديد الأنشطة المطلوبة لإنتاج نتيجة ، وتقدير المدة التي ستستغرقها الأنشطة ، وتحديد عدد الموظفين والموارد المطلوبة وتعيين الأنشطة والمسؤوليات للموظفين .

كل هذه الأشياء تحتاج إلى تدوينها وإبلاغها بشكل فعال لأعضاء فريق المشروع. لقد رأيت الكثير من الأشخاص يتعثرون لأنهم يعتقدون أنهم بحاجة إلى استخدام نوع من برامج تخطيط إدارة المشاريع مثل Microsoft Project. هذا عبء غير ضروري. لقد لاحظت أن الأشخاص يميلون إلى إضاعة الكثير من الوقت في جعل مخططات Microsoft Project Gantt تبدو جميلة ، حتى يغفلوا عن سبب استخدامهم للأداة.

بدلاً من ذلك ، بالنسبة للمشاريع الصغيرة ، أجد أن إنشاء مخطط شريطي في Microsoft Excel هو الأفضل. إنه بسيط وأكثر من مناسب للمشاريع الصغيرة. فقط اجعل كل عمود تاريخًا تسلسليًا ، واكتب مهامك في العمود الأول ، واملأ الخلايا لتمثيل الوقت الذي يستغرقه النشاط.

بالإضافة إلى المخطط الشريطي ، ستحتاج إلى توثيق المراحل الرئيسية في المشروع. المعالم الرئيسية هي التواريخ التي تحتاج فيها إلى تسليم أشياء معينة ، أو قد تكون التاريخ الذي ينتهي فيه نشاط رئيسي. يجب أيضًا توثيق مسؤوليات كل عضو في المشروع في خطة المشروع.

الاتصالات

حتى في أصغر فريق مشروع يتألف من مدير مشروع وشخص آخر فقط ، سيظل مدير المشروع بحاجة إلى إسناد المهام والمسؤوليات إلى الشخص الآخر. لا يمكن الافتراض أنهم سيعرفون ما يجب عليهم فعله دون أن يتم إبلاغهم بشكل فعال من مدير المشروع. إذا لم يخصص لهم مدير المشروع أنشطة محددة ، فمن المحتمل أن يمضوا قدمًا ويعملوا على أشياء لا يحتاجها المشروع. لذلك ، إما أن ينتهي المشروع بتقديم الأشياء الخاطئة ، أو سيتأخر المشروع لأن الوقت سيحتاج إلى قضاء وقت لاحق في القيام بالأنشطة التي كان ينبغي القيام بها في وقت سابق.

يمكنك توصيل الخطط عبر البريد الإلكتروني ، أو إعطاء نسخة مطبوعة من الخطة لعضو (أعضاء) فريق المشروع الخاص بك ، أو الأفضل من ذلك ، الاتصال باجتماع وتشغيل الخطة مع أعضاء فريق المشروع. تذكر ، إذا تغيرت الخطة ، فستحتاج أيضًا إلى إبلاغ فريقك بالتغييرات أيضًا.

تتبع التقدم والإبلاغ عنه

إذا كنا لا نزال ننظر في فريق المشروع المكون من شخصين - مدير المشروع وشخص آخر - فسيحتاج مدير المشروع إلى معرفة التقدم المحرز في الأنشطة التي يعمل عليها الشخص الآخر. يمكن القيام بذلك بعدة طرق: رسالة بريد إلكتروني يومية قصيرة توضح بالتفصيل العمل المنجز ، والعمل المتبقي للقيام به ، وقائمة بأي مشاكل / مشاكل. في معظم الحالات سيكون هذا كافيا.

بدلاً من ذلك ، يمكن أن يؤدي اللحاق بالركب لمدة 15 دقيقة وجهاً لوجه إلى تحقيق نفس الشيء. أو مزيج من الأمرين قد يكون أفضل. على أي حال ، لا يزال مدير المشروع بحاجة إلى أن يكون على دراية كاملة بالتقدم الذي يتم إحرازه حتى يمكن تتبع التقدم بفعالية.

إدارة التغيير

حتى في مشروعنا المكون من شخصين ، من المحتمل أن تحدث تغييرات. عادةً ما تأتي طلبات التغيير من أصحاب المصلحة ، وتقع على عاتقك كمدير للمشروع مسؤولية تقييم تأثير قبولها في المشروع. للقيام بذلك ، تحتاج إلى تقدير جيد للتأثير الذي سيحدثه التغيير من حيث الجهد الإضافي والتكلفة المتضمنة. سيؤثر هذا غالبًا على الجدول الزمني أيضًا ، لذلك من خلال فهم واضح لكيفية تأثر الجدول الزمني والميزانية ، يمكنك اتخاذ القرار بشأن ما إذا كنت ستقبل التغيير في مشروعك أم لا.

في مشروع صغير ، لا ينبغي أن تكون هناك حاجة إلى أي لوحة تحكم تغيير خيالية لتقرير ما إذا كان سيتم قبول التغيير. يجب أن تكون المناقشة السريعة مع أصحاب المصلحة الرئيسيين كافية لتتوصل إلى قرار بشرط أن تكون قد توصلت إلى التأثير على التكلفة والجدول الزمني.

شيء واحد لا يجب عليك فعله هو ببساطة قبول التغيير. حتى إذا كنت تعتقد أن التغيير ضئيل ، يجب ألا تقبل أبدًا أي تغيير (تغييرات) دون الفهم الكامل لتأثيره على التكلفة والجدول الزمني. هذه وصفة لما نسميه "زحف النطاق" حيث ينمو المشروع أكبر وأكبر مع إضافة المزيد والمزيد من التغييرات في المشروع. قبل أن تعرف ذلك ، أصبح مشروعك الصغير مشروعًا أكبر بكثير وستفشل حتماً في تسليم مشروعك وفقًا لميزانيتك وجدولك الأصلي.

إدارة المخاطر

ستكون هناك مخاطر حتى في مشروع صغير. تأكد من أنك قد فكرت في جميع المخاطر المحتملة في بداية المشروع ، وراقب المخاطر العشرة الأولى كل أسبوع (أو الخمسة الأوائل إذا كان عدد المخاطر صغيرًا) واستمر في البحث عن مخاطر جديدة. يعد الفشل في إدارة المخاطر بشكل صحيح أحد الأسباب الرئيسية لفشل المشاريع.

النفقات العامة في إدارة المخاطر منخفضة للغاية. في مشروع حديث ، قمت بإعداد قائمة بما اعتبرته جميع المخاطر على المشروع. لقد وصل الأمر إلى حوالي 10 مخاطر في المجموع. من بين هؤلاء ، كانت خمسة مخاطر جسيمة. لقد وضعت خطة لتجنب أو تقليل كل خطر. إجمالاً ، استغرق الأمر ما يزيد قليلاً عن ساعتين للقيام بذلك. بعد ذلك ، كل أسبوع في المشروع ، سأقضي نصف ساعة في مراجعة جميع المخاطر والتفكير في أي مخاطر جديدة. في نهاية المشروع ، في حين أن بعض المخاطر قد تحققت بالفعل ، لأنني حددت خطة في بداية المشروع لتقليل تأثير هذه المخاطر ، فإن تأثير هذه المخاطر على المشروع انتهى بالحد الأدنى.

لذلك ، مع القليل من الجهد المسبق والمستمر ، ستحصل على عائد كبير إذا كنت تدير المخاطر طوال المشروع.

ملخص

لذلك ، باختصار ، يمكن تطبيق أفضل الممارسات حتى على مشروع صغير دون إنشاء الكثير من الأعمال الورقية أو النفقات العامة. أفضل الممارسات هي الأشياء التي قام بها عدد لا يحصى من مديري المشاريع في آلاف المشاريع وتعتبر "أفضل ممارسة" لأنها تميل إلى مساعدتك في تحقيق أفضل النتائج.

لا تعتقد أنه نظرًا لأنك تدير مشروعًا صغيرًا ، يمكنك التخلص من أفضل الممارسات لأنه إذا قمت بذلك ، فسوف تندم لاحقًا عندما يتعرض مشروعك للفوضى.

 

تعرف على المزيد :-

خمس طرق لتحويل المشاريع الصغيرة إلى نجاح احترافي

افضل انظمة تتبع المتقدمين لعام 2019

كيفية كسب المال من المدونات